Promotion Solutions Inc.

Politique de confidentialité des clients

La protection des renseignements sur les clients

La société Promotion Solutions Inc. s’est toujours engagée à protéger la confidentialité des clients et a mis en place depuis longtemps des mesures veillant à préserver la confidentialité des renseignements sensibles, y compris les renseignements personnels reçus au nom de ses clients.

Les antécédents

Le Gouvernement fédéral a adopté une loi concernant la cueillette, l’utilisation et la divulgation des renseignements pouvant identifier la personne.  Cette loi, connue sous le nom de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques, s’applique aux activités commerciales par lesquelles les renseignements sont recueillis, utilisés ou divulgués, au Canada tout entier à l’exception des provinces qui ont adopté une loi substantiellement similaire.  Dans ces juridictions, c’est la loi provinciale substantiellement similaire qui est appliquée.

L’étendue de cette politique

Cette politique établit dix principes qui seront observés par Promotion Solutions Inc. (« Promotion Solutions ») pour la cueillette, l’utilisation et la divulgation des renseignements des clients.  Une politique séparée s’applique aux employés.  Si les renseignements personnels sont transformés en données anonymes en retirant les détails qui peuvent identifier la personne auprès de l’utilisateur ou du récipiendaire de ces renseignements, ces derniers ne sont pas gérés par la présente politique, mais ils seront néanmoins traités avec les mesures de protection appropriées.

La base de données sur la clientèle de Promotion Solutions renferme des renseignements personnels que recueille Promotion Solutions pour ses propres besoins dans de très rares circonstances.  En général, Promotion Solutions reçoit les renseignements personnels au nom de ses clients, afin de permettre à Promotion Solutions d’exécuter les concours, de transmettre les remises, de répondre aux offres de primes et d’exécuter toutes les autres activités de gestion.

Les dix principes de la protection des renseignements personnels de la clientèle

    Principe 1 - La responsabilisation

    Promotion Solutions est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle contrôle et son officier de la protection de l’information personnelle (officier « PIP ») est responsable de s’assurer que Promotion Solutions se conforme aux principes décrits dans la présente politique.

    L’officier PIP de Promotion Solutions peut être rejoint par téléphone au 905-822-6969, poste 221, par télécopieur au 905-822-4206 ou par courriel à privofficer@promotionsolutions.net.

    Principe 2 - L’identification des raisons

    Les raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis seront identifiées par Promotion Solutions au plus tard au moment même où l’information est recueillie.  Promotion Solutions documentera également les raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis.

    Principe 3 - Le consentement

    La personne doit reconnaître et consentir de façon explicite ou implicite à ce que ses renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués.  Ce consentement peut être fourni verbalement ou par écrit.  Le type de consentement obtenu dépend de la sensibilité de l’information fournie.

    Principe 4 - La limitation de la cueillette des renseignements

    Promotion Solutions limitera la quantité et le type de renseignements personnels recueillis au strict minimum nécessaire pour les raisons identifiées par Promotion Solutions.  Les renseignements personnels seront recueillis de façon juste et conforme à la loi.

    Principe 5 - La limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements

    Promotion Solutions n’utilisera pas et ne divulguera pas les renseignements personnels pour des raisons autres que les raisons pour lesquelles ils avaient été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou tel que l’exige et le permet la loi.  Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux raisons établies.  Pour toute nouvelle utilisation ou divulgation, on devra obtenir un nouveau consentement de la personne concernée.

    Principe 6 - La précision

    Promotion Solutions maintiendra les renseignements personnels aussi précis, complets et courants que l’exigent les raisons pour lesquelles ils sont utilisés.  Promotion Solutions minimisera la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour rendre une décision concernant la personnne.

    Principe 7 - Les mesures de sécurité

    Promotion Solutions utilisera des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité de l’information, afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation non autorisée, la copie ou l’altération.

    Principe 8 - L’ouverture

    Promotion Solutions demeure ouverte face à ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels.  Promotion Solutions s’assurera que les personnes puissent obtenir de l’information concernant les politiques et procédures de Promotion Solutions, sans exiger un effort déraisonnable. Promotion Solutions veillera à ce que cette information demeure disponible sous une forme généralement compréhensible.

    Principe 9 - L’accès individuel

    Si un client en fait la demande par écrit, Promotion Solutions informera le client de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et le client pourra obtenir accès à cette information, sauf si la loi exige ou permet à Promotion Solutions de lui en refuser l’accès.

    Principe 10 - La mise en doute de la conformité

    Une personne pourra contester la conformité de Promotion Solutions aux principes ci-dessus auprès de la ou des personne(s) responsable(s) de la conformité de Promotion Solutions, y compris auprès de l’officier PIP.  Toute personne peut également loger une plainte auprès du commissaire de la confidentialité.

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